Smart Cities: #Hoedan? (2/2)

Organisatie van smart city projecten 

Eerder schreef ik over de strategische lijnen en randvoorwaarden die in smart city land zo vaak aan de orde zijn. Verschillende van mijn collega’s kwamen niet uit de buzz-woorden brij. Voor de strategisch denkers onder ons klonk het in theorie misschien logisch, maar wat betekent het nou in projecten?   

Op basis van de verschillende smart city projecten die ik in de praktijk van Den Haag tegenkom, ben ik gaan zoeken naar een structuur in deze integrale co-creatie. Wanneer ik een onderscheid maak tussen verschillende fasen in het proces en de partners die aan tafel zitten, wordt het voor mij een stuk overzichtelijker.   

Drie fases in smart city ontwikkelingen en de quadruple helix: wie zit wanneer aan tafel? 

Als ik naar verschillende smart city ontwikkelingen kijk zie ik grofweg drie fasen: Er wordt gestart met het verkennen van samenwerking en mogelijkheden (1), waarna er in een iteratief proces ontwikkeld en geëxperimenteerd wordt (2). Als deze experimenten succesvol zijn volgt het uitrollen op bredere schaal (3).    

Naast verschillende fasen zijn er verschillende stakeholders: In de quadruple helix wordt onderscheid gemaakt tussen overheid, kennisinstellingen, bedrijfsleven en burgers. Het belang van het betrekken van deze verschillende stakeholders wordt algemeen erkend, en ook de Nederlandse Smart City Strategie benoemd dit als uitgangspunt. Maar hoe doe je dit in de praktijk? Strategen uit het bedrijfsleven voeren met wetenschappers en beleidsadviseurs een heel ander gesprek dan er gevoerd wordt tussen lokale ondernemer, bewoner en gemeente. Dat betekent volgens mij dat niet alles integraal en cross-sesctoraal kan. Wie zit er wanneer aan tafel?  

Fase 1: de verkenning 

Co-creatie is een belangrijk onderdeel van de smart city aanpak. Voordat toepassingen ontwikkeld kunnen worden wordt de samenwerking verkend. Vragen die aan bod komen zijn: Welke stedelijke vraagstukken gaan we aanpakken? Wat zijn de belangen van verschillende partijen? Wie investeert hoeveel? Hoe gaan we de toepassing financieren en hoe ziet het business model er uit? Wat zijn de juridische kaders en mogelijkheden?   

Dit zijn veelal strategische vragen waarbij organisaties de samenwerking aftasten. Co-creatie vindt dan ook plaats op strategisch niveau tussen overheden, bedrijfsleven en kennisinstellingen. Denk hierbij aan leidinggevenden en strategisch adviseurs, die voorstellen voorleggen bij directies en bestuurders. Kennisinstellingen kunnen in deze fase een agenderende werking hebben: waar liggen de kansen, wat is interessant om te ontwikkelen? Juist vanwege het innovatieve karakter is het belangrijk om niet te lang te wachten met deze fase. Bij innovatie kun je niet alle zaken vooraf afstemmen. Een overeenstemming op hoofdlijnen, met leidende principes en afspraken over wat te doen als de context veranderd is daarom essentieel.  

Fase 2: Experimenteren in iteratief proces 

Als de partijen tijdens de verkennende fase met elkaar op één lijn komen, wordt er gestart met de ontwikkeling van smart city toepassingen. Vaak gaat het hierbij over innovatie, dat laat zich niet vooraf plannen. Een iteratief proces is daarom belangrijk: veelal wordt geëxperimenteerd met toepassingen onder de noemer van pilots, Proof of Concepts of living labs.   

In deze experimentfase zit de hele quadruple helix aan tafel: bedrijfsleven, kennisinstellingen, burgers en overheid. De samenwerking verschilt echter per fase in het iteratief proces.  

2a: De uitwerking van de toepassing  

De ontwikkeling van smart city toepassingen start met een uitwerkingsfase. De toepassing wordt ontworpen, technische specificaties worden uitgewerkt. Tijdens de verkenning zijn vragen rondom businessmodel, toepassing en financiering in grote lijnen beantwoord, in deze fase worden de details ingevuld. Essentieel in deze uitwerkingsfase is de vertaling naar de eindgebruiker: Wie maakt er gebruik van de toepassing, en hoe sluiten we aan bij de eisen en wensen van die gebruiker?  

Deze uitwerking wordt veelal gedaan door inhoudelijk experts vanuit de partijen die de samenwerking vormgeven. Meestal is dit een samenwerking van een overheid (gemeente) met private partijen. Je kunt hierbij denken aan inhoudelijk experts op gebied van functionaliteit, techniek, lokale vragen (participatie), juridische zaken en businessmodellen. Goede procesbegeleiding is essentieel: vergeet je projectleiders dus niet!  

2b: De implementatie 

Dit is het moment wat de meeste aandacht krijgt: De toepassing wordt gelanceerd in een pilot of living lab. Hier wordt de smart city toepassing tastbaar! Niet alleen wordt de techniek getest, ook het gebruik, de maatschappelijke waarde, organisatie en de businessmodellen worden hier op proef gesteld.   

In de implementatie worden gebruikers betrokken: bewoners, bezoekers en ondernemers kunnen hier de toepassing testen. Daarbij zijn zij niet alleen een passieve gebruiker, maar kunnen zij ook een actieve rol hebben. Voorbeelden hiervan zijn de burger als data-producent (vb. Het meten van luchtkwaliteit) of als actief burger die participeert in de samenwerking (vb. Buurtpreventieburgerbegroting). Initiatiefnemers vanuit de gemeente en private partijen hebben in deze fase vaak een faciliterende rol. Zij treden op als beheerder en als dienstverlener. Betrokken zijn bijvoorbeeld beheerders en klant contact centra. Ook deze partijen kunnen gebruiker zijn van de toepassing (denk bijvoorbeeld aan het gebruiken van data uit sensoren).   

2c: Evalueren – Lessons learned 

De kern van pilots, proof of concepts en living labs is dat we er iets van willen leren. Daarom is evaluatie van de implementatie essentieel. Levert de toepassing op wat we in de verkenning voor ogen hadden? Juist in innovatieprocessen komen onverwachte lessen naar boven. Door de lessen uit deze fase goed te analyseren kan het product verbeterd worden. Op basis van de lessons learned wordt de toepassing aangepast: de cyclus van uitwerken, implementeren en evalueren begint opnieuw.  

Bij het evalueren van een pilot zijn zowel de initiatiefnemers als eindgebruikers betrokken. Een toepassing valt of staat immers met het gebruik. Sluit je product niet aan op de wens van de gebruiker, dan krijg je het niet van de grond. Een gedegen onderzoek door kennisinstellingen kan helpen bij het definiëren van de lessons learned. Op basis van die lessen kunnen de ontwikkelaars de toepassing aanpassen, daarmee stappen ze fase 2a weer in.   

Fase 3: De uitrol 

Na verschillende cycli met experimenten komt er een moment dat de toepassing voldoet aan alle eisen en wensen, en breed uitgerold kan worden. De lessen uit de laatste pilot worden verwerkt en de toepassing verlaat de experimenteerfase. Om hier goed op te kunnen schalen is het van belang om in eerdere fases niet alleen aandacht te besteden aan technische en functionele ontwikkeling, maar ook aan juridische en organisatorische vraagstukken. Je kunt hierbij denken aan standaardisatie, organisatie-beperking, aanbesteding en de aansluiting op de lokale vraag. Eerder schreef ik een artikel waarin ik verschillende van deze thema’s belicht.  

En verder… 

Dit tweede #hoedan artikel is een resultaat van mijn zoektocht naar meer grip op ‘co-creatie’ en ‘integraal werken’ met de ‘triple helix’ en ‘actieve bewoners’ in ‘smart cities’.  Voor mij werkt het als een conceptueel kader om smart city ontwikkeling en processen beter te kunnen bevatten.   

Zo’n processchets is mooi, maar uiteindelijk moet er wel invulling aan geven, dat levert nog de nodige uitdaging. Integraal denken vraagt inlevingsvermogen in een ander. Co-creatie is echt mensenwerk. Het organiseren van smart city ontwikkeling vraagt niet alleen inzicht in een proces, maar ook andere vaardigheden. Je moet verbindingen leggen en bruggen bouwen. De taal van de techniek en maatschappelijke vragen aan elkaar verbinden. Mensen meenemen in een nieuwe, innovatieve werkwijze en context. De aanpak van het bedrijfsleven vertalen naar de wereld van politiek en bestuur. De lokale opgave verbinden aan een schaalbaar businessmodel. Ik word enthousiast als ik die verbindingen kan leggen en bruggen mag slaan.

Bovenstaande analyse geeft mij een handvat om te bepalen wie ik wanneer moet betrekken. Het liefst doe ik een gedegen onderzoek voordat ik het deel, maar daar komt het niet zo snel van. Daarom gooi ik de aanpak overhoop, en slinger ik die ideeën bij deze de wereld in. Ik ben benieuwd: hoe kijk jij tegen dit overzicht aan? Herken je deze analyse, of heb je nog relevante toevoegingen?  

Leave a Reply